MANAJEMEN TENAGA ADMINISTRASI DI SEKOLAH

Mengelola atau me-manage sekolah adalah mengatur agar seluruh potensi sekolah berfungsi secara optimal dalam mendukung tercapainya tujuan sekolah. Secara sederhana pengelolaan sekolah mencakup 4 tahap yaitu perencanaan (planning), mengorganisasikan (organizing), pengerahan (actuating), dan pengawasan ( controlling) yang biasa disingkat POAC.

Dalam setiap kegiatan sekolah harus jelas tentang apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan apa target yang harus dicapai. Untuk mencapai hal tersebut kepala sekolah harus menyusun rencana dengan matang dalam bentuk program kemudian diorganisasikan.

Salah satu komponen penting disekolah adalah tenaga administrasi yang merupakan sumber daya manusia yang harus dikelola dengan baik. Tenaga administrasi tersebut terdiri dari : kepala administrasi sekolah, pelaksana urusan kepegawaian, pelaksana urusan sarana dan prasarana, pelaksana urusan keuangan, pelaksana urusan hubungan masyarakat, pelaksana urusan kurikulum, pelaksana urusan kesiswaan, operator  dan tenaga pelayanan khusus yang terdiri dari penjaga sekolah, petugas kebersihan, pesuruh, satpan, dan pengemudi.

Agar dapat bekerja secara optimal dan dapat dilakukan pengawasan maka kepala sekolah harus membuat program dengan rincian tugas masing-masing secara proporsional dalam bentuk program harian, mingguan, bulanan dan tahunan. 

Baca juga : Program Kerja Tata Usaha Di Sekolah

Apabila personil di sekolah kurang maka satu orang tenaga administrasi dapat merangkap satu atau lebih tugas tersebut. Berikut ini diberikan rincian tugas masing-masing(minimal)  dan disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik sekolah

A. Kepala TAS  atau  Kepala Tata Usaha 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat Surat Instruksi Kepala Sekolah.
c. Membuat surat kuasa.
d. Mengoordinasi pengadministrasian kepegawaian.
e. Mengoordinasi persuratan dan pengarsipan.
f. Mengoordinasi tugas caraka (7K).
g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat / instsansi lain.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
Membuat Surat Keputusan Kepala Sekolah.

3. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Mengoordinasi pengadministrasian Keuangan Sekolah.
b. Mengoordinasi pengadministrasian Kehumasan.
c. Mengoordinasi pengadministrasian Kesiswaan.
d. Mengoordinasi pengadministrasian Kurikulum.
e. Mengoordinasi pengadministrasian Dapodik.
f. Mengoordinasi pengadministrasian Perpustakaan.
g. Mengoordinasi pengadministrasian Laboratorium IPA, IPS dan Bahasa.
h. Mengoordinasi pengadministrasian BK.

4. Program /Pelayanan Tri Wulan 
Mengoordinasi pengadministrasian sarana prasarana.

5. Program /Pelayanan Semesteran 
a. Mengoordinasi pelaksanaan kegiatan sekolah (MOPDB, US, UN, UTS, UAS, TO, RAKER).
b. Melaksanakan pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai.
c. Membina dan mengembangkan karier pegawai
d. Melaksanakan penilaian Dunia Usaha dan Dunia Industri (DUDI).

6. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat Program Kerja.
b. Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) bersama tim.
c. Menyusun pembagian tugas pelaksana urusan.
d. Peraturan Sekolah.
e. Mengoordinasi kegiatan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB).
f. Melakukan penilaian kinerja pegawai.
g. Membuat laporan


B. Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian 

1. Program Pelayanan Harian 
      a. Mengisi buku kegiatan harian.
      b. Membuat surat keterangan.
2. Program /Pelayanan Bulanan 
      a. Membuat daftar hadir guru dan karyawan.
      b. Membuat lapor bulan.

3. Program Semesteran
Membuat laporan keadaan guru, jabatan di sekolah, pengawas dan tenaga kependidikan

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kenaikan pangkat.
c. Membuat analisis kebutuhan guru dan pegawai.
d. Mengusulkan pensiun guru.
e. Mengusulkan pensiun pegawai.
f. Mengusulkan pembuatan Karpeg, Karir, Karsu, dan Taspen.
g. Mengusulkan asuransi pegawai (BPJS).
h. Membuat penilaian Kinerja Pegawai.
i. Membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
j. Membuat laporan.

C. Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan 

1. Program Pelayanan Harian. 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengelola keuangan barang dan jasa.
c. Mengelola Keuangan BOS dan BOP serta "Pungutan".
d. Membuat rincian SPPD.

2. Program /Pelayanan Bulanan. 
a. Membuat Buku Kas Umum.
b. Membuat Buku Bantu Kas.
c. Membuat Buku Bantu Bank.
d. Membuat Buku Bantu Pajak.
e. Membuat usulan gaji pegawai
f. Membuat usulan kenaikan gaji berkala.

3. Program /Pelayanan Tri Wulan. 
Membuat laporan penggunaan dana BOS dan BOP.

4. Program/Pelayanan Tahunan. 
a. Membuat Program kerja pengadministrasian keuangan.
b. Menyusun RKAS bersama tim.
c. Membuat laporan pajak tahunan (OL lewat Effin).
d. Membuat laporan.

D. Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat buku pencatatan penerimaan dan pengeluaran Barang Inventaris dan Non inventaris.
c. Membuat buku peminjaman dan pengembalian barang inventaris.

2. Program/Pelayanan Mingguan.
Menandatangani semua faktur belanja barang yang diterima dari dana APBD/APBN.

3. Program /Pelayanan Bulanan.
a. Mengisi buku induk/buku golongan barang inventaris.
b. Membuat Kartu Inventaris Barang (KIB).
c. Membuat Kartu Inventaris Ruang (KIR).
d. Membuat buku pencatatan penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
e. Melaksanakan administrasi perawatan dan perbaikan barang inventaris.
f. Melaksanakan penomoran barang inventaris.
g. Membuat buku barang ATK yang harus ditambah/dibeli.

4. Program /Pelayanan Triwulan. 
a. Membuat Kartu Stok barang persediaan yang ada di gudang.
b. Melaksanakan stok opname barang ATK yang ada.
c. Membuat laporan triwulan dan tahunan barang inventaris dan noninventaris.
5. Program/Pelayanan Tahunan.
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kebutuhan barang untuk 1 tahun anggaran.
c. Mengusulkan penghapusan barang inventaris.
d. Membuat laporan.

E. Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat surat perjanjian kerja sama/MOU.
c. Melaksanakan MOU dengan masyarakat.

2. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Membuat Notula.
b. Membuat pengumuman.

3. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat Program Kerja Humas.
b. Membuat daftar hadir DUDI/Prakerin.
c. Membuat laporan.

F. Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan 

1.Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengagendakan surat masuk dan keluar.
c. Meneruskan desposisi surat masuk.
d. Membuat surat dinas.
f. Membuat surat undangan.
h. Membuat surat edaran.
i. Membuat surat tugas.
j. Membuat SPPD.
k. Membuat surat pengantar.
l. Membuat surat keterangan.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
a. Mengklasifikasi surat dan sifat surat.
b. Mengarsip surat di file surat sesuai kode.

Baca juga: Tupoksi Kepala Laboratorium 

3. Program/Pelayanan Bulanan 
a Membauat surat pernyataan.
b. Membuat berita acara.
4. Program/Pelayanan Tahunan
c. Membuat program kerja.
d. Membuat laporan

G. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan 

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mencatat nilai rapor dan nilai ujian ke buku induk siswa.
c. Melayani guru dan masyarakat tentang data siswa .
d. Membuat surat panggilan orangtua siswa.
e. Membuat surat penskorsan.

2. Program /Pelayanan Bulanan 
a. Membuat serat keterangan siswa.
b. Mencatat mutasi siswa masuk dan keluar.
d. Membuat statistik siswa.

3. Program/Pelayanan Semesteran.
a. Mengumpulkan leger nilai.
b. Mengumpulkan buku raport.

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Mengumpulkan data siswa.
c. Membuat daftar nama siswa.
d. Membuat nomor induk siswa.
e. Membuat Buku Klaper.
f. Membuat pernyataan calon siswa.
g. Menyiapkan kegiatan PPDB. h. Membuat usulan BSM.
i. Mengumpulkan data siswa peserta ujian akhir.
i. Membuat usulan siswa masuk PTN melalaui jalur minat dan bakat bagi SMA/SMK.
j. Mencatat perkembangan belajar siswa dan lulusan yang diterima di PT atau bekerja (khusus PT untuk SMA/SMK).
k. Membuat laporan.

H. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum

1. Program Pelayanan Harian 
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Menyiapkan dan membuat membuat perangkat guru.

2. Program/Pelayanan Mingguan 
a. Menyiapkan dan membuat agenda ekskul.
b. Menyiapkandan membuat agenda kerja MGMP.
c. Menyiapkan dan membuat formulir penilaian.

3. Program /Pelayanan Semesteran 
a. Membuat jadwal kegiatan.
b. Menyiapkan perlengkapan tes semesteran.

4. Program/Pelayanan Tahunan 
a. Membuat program kerja.
b. Membuat buku jurnal pembelajaran.
c. Membuat buku agenda mengajar.
d. Membuat laporan

I. Operator Dapodik

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Melakukan entri data siswa.

b. Program/Pelayanan bulanan 
1) Melakukan pencermatan untuk input data yang berhubungan dengan tunjangan sertifikasi.
2) Melakukan cek data GTK verifikasi data di laman (website).

c. Program /Pelayanan Semesteran 
1) Melakukan entri data GTK.
2) Melakukan entri data yang bersumber dari F-SEK.F-PD dan F-GTK.
3) Melakukan imput data sesuai dengan formulir yang diisi.

d. Program/Pelayanan Tahunan 

1) Membuat program kerja.
2) Membuat formulir isian untuk siswa.

3) Membuat laporan

J. Pelaksana Urusan Administrasi Layanan Khusus 

1. Penjaga Sekolah 

 a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian .
 2) Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah.
3) Mengawasi keluar masuk siswa, guru, pegawai dan tamu sekolah.
4) Mencatat identitas tamu sekolah.
5) Mengatur parkir kendaraan.
6) Mengontrol keamanan ketertiban
7) Keliling sekolah secara rutin.
8) Mengantar tamu sekolah ke tujuan.
9) Mencatat kejadian gangguan keamanan di sekolah dan melaporkannya ke pihak keamanan setempat.
10) Membuat minuman guru dan karyawan.

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja
2) Membuat laporan

2. Tukang Kebun 

a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Merawat, memelihara dan menanam palawija di kebun.
3) Mempersiapkan peralatan dan bahan kebersihan.
4) Membersihkan halaman sekolahan, dan lingkungan luar sekolah.

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

3. Tenaga kebersihan 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membersihkan halaman lingkungan sekolah sesuai dengan pembagian tugas.
3) Membersihkan ruang kantor, kelas, laboratorium, dan WC, sesuai dengan tugasnya.
4) Melayani kebutuhan guru, pegawai, siswa, dan tamu sekolah.
5) Membersihkan halaman,taman, ruang rakil, ruang guru, dan taman air mancur.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan sarana sekolah

c. Program bulanan
    Mempersiapkan ruang rapat

d. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

4. Pesuruh 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membersihkan halaman lingkungan sekolah sesuai dengan pembagian tugas.
3) Membersihkan ruang kantor, kelas, laboratorium, WC, sesuai dengan tugasnya.
4) Melayani kebutuhan guru, pegawai, siswa, dan tamu sekolah.
5) Mengantar surat-surat dinas sekolah.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan sarana sekolah

c. Program /Pelayanan Bulanan 
    Mempersiapkan ruang rapat 


d. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja
2) Membuat laporan

5. Pengemudi 

    a. Program Pelayanan Harian 

1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Mengantar/jemput siswa, guru dan pegawai.
3) Mengantar keperluan siswa, guru dan pegawai.
4) Mengisi buku kontrol kerja mengantar /jemput guru, karyawan, dan siswa.
5) Memelihara dan merawat kendaraan.

b. Program/Pelayanan Mingguan 
    Memperbaiki kerusakan ringan

c. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.

6. Satpam 

a. Program Pelayanan Harian 
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Membuka dan menutup pintu gerbang sekolah.
3) Menjaga keamanan selama kegiatan KBM.
4) Menerima dan mencatat kedatangan tamu selama KBM.
5) Mencatat identitas tamu sekolah.
6) Mengatur kendaraan di depan sekolah waktu siswa datang dan pulang.
7) Menjaga kebersihan lingkungan

b. Program/Pelayanan Tahunan 
1) Membuat program kerja.
2) Membuat laporan.


Rincian program di atas akan lebih baik jika dibuat dalam matriks, sehingga jelas apa yang harus dikerjakan setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Dengan adanya program yang rinci maka tugas kepala sekolah adalah menggerakkan/mengerahkan dan melakukan pengawasan/monev dan pada akhirnya penilaian kinerja masing-masing persenil tenaga administrasi mengacu kepada garisan tugas yang disusun.

BAHAN BACAAN