Konsep dan Cara Menyusun SOP di Sekolah

Sesuai dengan perkembangan manajemen sekolah saat ini, maka SOP menjadi salah satu bagian manajemen kepala sekolah yang sangat urgen.

Dengan adanya SOP kepala sekolah akan lebih mudah mengendalikan semua kegiatan yang berkaitan dengan aktivitas baik yang tersusun dalam program atau bersifat insidentil.

Sebagai acuan yang dapat digunakan dalam penyusunan SOP adalah PermenegPan R&B Nomor 35 tahun 2012.

A. Konsep SOP di Sekolah 

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas sekolah, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

B. Manfaat SOP di Sekolah 

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan Tendik dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;

2.Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;

3.Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masing-masing tendik di sekolah.

4.Membantu guru/pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan (kepala sekolah)  dalam pelaksanaan proses sehari-hari;

5.Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;

6.Menciptakan ukuran standar kinerja masing-masing tendik  secara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;

7.Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan kegiatan di sekolah  dapat berlangsung dalam berbagai situasi;

8.Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;

9.Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;

10.Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi guru/pegawai;

11.Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang guru/pegawai dalam melaksanakan tugasnya;

12.Sebagai instrumen yang dapat melindungi guru/pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;

13.Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

14.Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan;

15.Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

 C. Prinsip Penyusunan SOP  

1. Kemudahan dan kejelasan.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;

2. Efisiensi dan efektivitas.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;

3. Keselarasan.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;

3. Keterukuran.

Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;

4. Dinamis.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;

5. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani.

Prosedur- prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;

6. Kepatuhan hukum.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;

7. Kepastian hukum.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

D. Prinsip Pelaksanaan SOP  

1. Konsisten.

SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh guru dan pegawai;

2. Komitmen.

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh personil, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;

3. Perbaikan berkelanjutan.

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;

4. Mengikat.

SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;

5. Seluruh unsur memiliki peran penting.

Seluruh personil  melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pelayanan di sekolah ;

6. Terdokumentasi dengan baik.

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.


E. Format  SOP 

Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan ke dalam empat jenis, yaitu:

1. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Format ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

3. Grafik (Graphic)

Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

4. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti: jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Simbol yang digunakan biasanya ada 5

Bidang Tugas	Prosedur	Keterkaitan Dengan :		Prioritas kebutuhan
		Tupoksi	Peraturan Per undang-undangan

Satuan Pendidikan :
Bidang	Prosedur	Aktivitas	persyaratan	Waktu	Output

No	Tugas	Fungsi	Uraian Tugas	Kegiatan	Output	Judul SOP