Memahami Surat Dinas dan Bagian-bagiannya

A. Pengertian Surat Dinas 

Menurut Sabaruddin Ahmad 91980:23) bahwa surat dinas adalah surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah; surat perniagaan, yakni surat yang diterbitkan badan-badan perniagaan /perindustrian.

Baca juga: Mengelola Persuratan Di Sekolah 

Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan isinya, tetapi juga bentuk surat dengan segala formalitasnya, misalnya kop surat, bagian surat, nomor surat, bahasa surat, dan cap dinas turut mendukung kedinasan sebuah surat.

B. Macam-macam Surat Dinas 

1. Surat undangan
2. Surat pengantar
3. Surat pemberitahuan
4. Surat permohonan bantuan
5. Surat keterangan
6. Surat tugas
7. Surat edaran
8. Surat pernyataan
9. Surat pengumuman
10. Surat peringatan
11. Surat ucapan terimakasih
12. Surat permohonan izin
13. Surat pemberian izin
14. Surat perintah kerja
15. Surat perjanjian kerja
16. Surat keputusan
17. Surat pengusulan
18. Surat susulan
19.  Surat kuasa
20. Surat panggilan
21. Surat berita acara
22. Surat laporan
23. Surat rekomendasi
24. Surat penunjukan
25. Surat pemberian bantuan

C. Bagian-bagian Surat Dinas 

1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam penutup
10. Pengirim surat
11. Tembusan
12. Inisial

D. Penjelasan bagian-bagian surat 

1. Kepala surat 

Kepala surat atau kop surat.  Berisi lambang atau logo departemen , universitas,perguruan tinggi akademi, sekolah, dan instansi); nama unit organisasi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksmile.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat:

• Kepala surat disusun secara lengkap lambang departemen , nama  instansi alamat, nomor telepon jika ada) nomor kotak pos (jika ada), nomor faksmile (jika ada).
• Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
• Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat, faksmile, dan telepon ditulis dengan huruf capital kecuali kata hubung misalnya dan , dalam 
• Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat tapi ditulis lengkap misalnya jalan jangan Jln atau Jl.
• Hindari menuliskan p.o. box atau pos office untuk menuliskan kotak pos
• Kata telepon dan kotak pos diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:)

Contoh penulisan yang kurang benar.

1) Jalan Cendana 9 Telepon: 2515 Yokyakarta 55166
2) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Telepon 562070, Yokyakarta 55224
3) Jalan Wardani No. 2 Telp. 5359 Yokyakarta 55224

Contoh yang benar.

1) Jalan Cendana 9, Yokyakarta 55166, Telepon 2515
2) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yokyakarta 55224, Telepon 562070
3) Jalan Wardani  2,  Yokyakarta 55224, Telepon 5359

2. Penulisan tanggal surat 

 Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1) kata tanggal tidak perlu ditulis
2) Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat
3) angka tahun ditulis lengkap
4) Nama bulan ditulis dengan huruf
5) Penulisan nama bulan jangan disingkat
6) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
7) Spasi tidak dijarang-jarangkan.
8) Tidak perlu dibubuhkan garis bawah
9) Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital

Contoh yang benar
18 Maret 2015
10 Juli 2008
22 November 1997

Contoh yang salah
Tanggal 18 Maret 2013
10 Juli ‘16
18 A  g  u  s  t  u  s 2010

3. Nomor  surat 

Bagian nomor surat berisi nomor urat surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Hal lain yang perlu diperhatikan :
1) Penulisan nomor ditulis nomor bukan untuk nomer
2) Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital
3) Singkatan kata nomor adalah np.(dalam penggunaannya No.)
4) Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.
5) Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi
6) Penulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
7) Nomor surat sebaiknya di buat pertahun
8) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
9) Bari itu tidak perlu digarisbawahi
10) Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan

Contoh :
Nomor: 158/F9/2013 
 2013 angka tahun
 F9 kode surat
 158 Nomor urut
 Nomor dengan titik dua tidak disela spasi

No.: 15/1.13.SMA.4/Um./2013
Perhatikan kata Nomor disingkat No. (pakai titik) dilanjutkan titi dua (:) tanpa spasi

Penulisan yang salah
1) Nomor : 1.15.1/SMA.03/’88
2) Nomer : 786/B1/2013
3) No : 511.12/105
4) Nom. : 173/1.13.1./SMA.17/C/’18

Baca juga: Tata Cara Pengusulan Karpeg/Karsu/Karis

4. Lampiran surat

Kata lampiran bermakna tambahan. Tambahan yang dimaksud dapat berupa, surat, fotokopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran

1) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital
2) Singkatannya adalah Lamp.
3) Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf
4) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
5) Spasinya tidak dijarang-jarangkan
6) penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
7) Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.

Contoh benar

Lampiran: Lima helai
Lampiran: Empat bendel

Contoh yang salah

Lampiran: 3(tiga) helai
Lampiran: 4 bendel